Omorganisering og nedbemanning- hvordan gjøre det riktig?

Ny teknologi, omorganisering, nye arbeidsoppgaver, ny ledelse, endringer i markedet kan gjøre omstillings- eller nedbemanningsprosesser kan være nødvendige.

Nedbemanning er lovlige og gjerne helt nødvendige prosesser for noen virksomheter, men det stilles en rekke krav til at disse prosessene gjøres riktig.

Ledelsen er den ansvarlige

Når en bedrift, virksomhet eller organisasjon har bestemt seg for å gå inn i en prosess med nedbemanning eller omorganisering er ikke målet å skulle legge ned driften, men å jobbe fremover mot nye mål. Ledelsen har et ansvar både for de som blir oppsagt og dermed mister sin jobb og sitt levebrød, samt de som får mulighet til å bli med videre. Den ansatte kan være dypt uenig i og frustrert over avgjørelser i en nedbemannings- og omstillingsprosess, og bør få mulighet til å uttrykke dette uten at det blir sett på som upassende.

En omstillings- og nedbemanningsprosess oppleves ofte dramatisk for de involverte, og ledelsen bør tydelig påta seg ansvaret for prosessen. Et grunnleggende behov er forutsigbarhet. Usikkerhet rundt egen arbeidssituasjon er svært krevende.

Åpenhet og kommunikasjon fra ledelsens side er avgjørende for prosessen. Resultat, nye og gamle roller, ansvar og oppgaver bør derfor avklares så raskt som mulig, både på kort og lang sikt. Situasjonen virksomheten befinner seg i er ledelsens ansvar. De ansatte skal føle seg fri fra eventuell skyld og videre belastning for situasjonen. Kun da kan ansatte være med å tenke konstruktivt fremover.

Mål og strategi

Virksomheten må ha en klar ide om målene med omstillingen og en overordnet strategi for å nå disse målene. Arbeidsgiver må gjøre målene kjent for sine ansatte. Samarbeid og medvirkning bidrar til å øke kvaliteten på omstillingsprosessen og er derfor vesentlige for virksomhetens mulighet for å nå målet med omstillingen.

Omstillingene er ofte krevende, men kan også brukes til å skape en bedre arbeidssituasjon både for ansatte og for virksomheten. En sunn omstillingsprosess vil kunne bidra til kompetanseutvikling, personlig vekst og til å utvikle relasjoner og arbeidsmiljø, i tillegg til å føre til økt produktivitet.

Trivsel, motivasjon og kommunikasjon

Det er en leders ansvar å ha gode verktøy for både motivasjon, trivsel og vekst. Trivsel har stor betydning for motivasjon, og det er nødvendig med fokus og kompetanse på kommunikasjon for å skape motivasjon. Åpenhet og kommunikasjon fra ledelsens side er avgjørende for å lykkes.

En arbeidstaker må føle seg sett og hørt av sin leder for å kunne fremme trivsel og motivasjon og han/hun skal føle at deres arbeid betyr noe, og videre utgjør en forskjell i bedriften som helhet. Det bør gis plass til dialog i både grupper og for enkeltpersoner. For at en leder skal utvikle og etablere gode relasjoner til sine medarbeidere gjennom lederskap, er det nødvendig med fokus og kompetanse på kommunikasjon. Kommunikasjon er nødvendig for å skape motivasjon i en organisasjon, og god kommunikasjon vil kunne heve motivasjonsnivået i organisasjonen.

Om ikke lederen kan skape motivasjon, må hun/han skape situasjoner hvor medarbeiderne får opplevelser der motivasjonen øker.

Inkludering av ansatte

Målene og strategien med prosessen bør være ganske tydelig for ledelsen, men de ansatte bør inkluderes i prosessene med informering og involvering. Dette skaper eierforhold til beslutninger som skal tas videre og føres ut i livet. Jo tidligere de ansatte blir informert og involvert, jo bedre er det for fremtiden

Det kan være meget nyttig å kartlegge hvordan de ansatte opplever situasjonen og hva de ser som årsak – de kan ha en helt annen virkelighetsforståelse enn ledelsen. Hva tenker de ansatte om resultat og prosessen videre og hva synes de er bra og mindre bra? Man får ofte flere nyttige og ærlige tilbakemeldinger om man setter av rikelig med tid i en hyggelig ramme til dette. Virksomheten kan gjerne benytte ekstern kompetanse, men uten å gå på kompromiss med ledelsens tilstedeværelse. Det kan få uheldige konsekvenser om ledere trekker seg unna for å skape kontroll over egen situasjon fremfor å stå i situasjonen med de ansatte under en slik prosess.

Hvem gjør hva og hvordan

Før gjennomføring av omstillingsprosessen er det viktig å avklare og etablere støtte for den enkeltes rolle og oppgaver i organisasjonen i tillegg til å få en tydelig oversikt over de andres roller og oppgaver. Når roller og ansvar endres og arbeidsoppgaver faller bort eller omfordeles, bør alle som berøres få informasjon om dette på et så tidlig tidspunkt som mulig. Ved endringer som innebærer ny fordeling av ansvar og oppgaver, har arbeidsgiver mange hensyn å ta – inkludert privatrettslige forhold.

Virksomheten må bidra til at de ansatte føler kompetansetrygghet i omstillinger. Det betyr at medarbeiderne får mulighet til å skaffe seg tilstrekkelig kompetanse til å kunne mestre sine nye arbeidsoppgaver.

I Krifa jobber vi daglig med både omorganisering, nedbemanning, oppsigelser og permitteringer. Vi hjelper og bistår våre medlemmer tett både i forkant, under og i etterkant av en slik prosess.

Les mer på www.krifa.no eller kontakt oss på post@krifa.no for mer informasjon eller en uforpliktende samtale.