Hvordan overleve i åpent kontorlandskap
Åpent kontorlandskap er omdiskutert. Det er flere artikler som omhandler arbeidsplasser hvor de ansatte og tillitsvalgte uttrykker sin frustrasjon over denne løsningen.
Går åpent kontorlandskap på bekostning av ansatte?
Er åpent kontorlandskap kun iverksatt for å spare penger av ledelse og eiere – og på bekostning av de ansattes ved og vel? Er denne måten å jobbe på mulig og riktig for alle typer yrker; selgere, saksbehandlere, lærere, rådgivere, grundere, osv?
Knut Inge Fostervold (førsteamanuensis ved psykologisk fakultet ved Universitetet i Oslo) har i samarbeid med arbeidsmedisiner Jan Vilhelm Bakke gjennomgått eksisterende forskning på området og konklusjonen de har kommet med er klar. Åpent kontorlandskap gir utfordringer på arbeidsplassen gjennom konsentrasjonsproblemer, man irriterer seg over kollegaene og sykefraværet øker da det utvikles helseproblemer.
Gjennomgangen til Fostervold og Bakke kan du lese her (hentet fra Helserådet nr. 16/17, 8. september 2017, 25. årgang).
Ovennevnte informasjon kan sette i gang en lang diskusjon om fordeler og ulemper, men hva kan du gjøre for å bedre forholdene dersom du arbeider i åpent landskap?
Ommøbler
Et tips er å gjøre tiltak etter en tids bruk da dere antakelig vil merke hvor utfordringene er størst. En mulighet er å ommøblere kontoret. Det å eksempelvis la sofaen og arkivskapene bytte plass kan faktisk utgjøre en stor forskjell. Det kan også være en ulempe å ha for store åpne kommunikasjonssoner. Det samme gjelder ytterligere lyddempende tiltak. Det kan være et ekstra bilde med lyddempende effekt eller andre lyddempende produkter.
Lag kjøreregler
Videre er det, som forskningen viser (se link nedenfor) til, det mellommenneskelige som ofte skaper frustrasjon. Et godt tips her er å lage kjøreregler internt på kontoret. For det første klare retningslinjer for riktig bruk av arbeidsplassene. Avhengig av størrelsen på arbeidsplassen bør man også vurdere retningslinjer som å ha telefonen på lydløs, alltid snakke i telefonen på angitte steder og følge rutinene for bruk av telefonrom, møterom og stillerom.
Fostervold og Bakke oppsummerer ulike tiltak på en god måte:
- En rekke ulike arbeidsplasser, med tilstrekkelig variasjon, som støtter kommunikasjon og samarbeid og andre som støtter konsentrasjon og privathet/skjerming, individuelt og for grupper
- Skiller mellom åpne kommunikasjonssoner og arbeidsområder (for eksempel ved tekjøkken)
- Tilstrekkelig akustisk og visuell skjerming i åpne arealer med gode akustiske materialer, produkter og tiltak
- Ikke for store åpne rom, men mindre åpne soner med god oversikt, variert med lukkede rom eller panel/skjermvegger
- Korte avstander til naturlige møtepunkter mellom ansatte (for eksempel arealer for ad hoc-møter for 2-4 personer)
- Naturlige materialer, lyse farger og overflater
- Rikelig med dagslys
- Egnede IT-fasiliteter for ulike typer aktiviteter, inkludert arkivering
Og, som arbeidstaker bør du kunne forvente følgende fra arbeidsgiver:
- Klare kjøreregler for riktig bruk av arbeidsplassene
- God informasjon og kommunikasjon om konseptet
- Engasjement fra ledelsen
- Adekvat håndtering av forventninger
- Muligheter for de ansatte til å dele sine ideer om arbeidsmiljø og arbeidsform
- Omsorgsfull opplæring, hjelp og støtte for å gjøre de ansatte fortrolig med bruk og (forventet) atferd som «clean desk»; og
- Rask respons på klager og misforståelser
Uansett tiltak vil åpne kontorlandskap være utfordrende og krevende for de fleste.
Krifa ønsker å lytte, bistå og hjelpe deg som opplever dette og vi er kun noen tastetrykk unna.
